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RAPPORT D’ACTIVITÉ
2013
OPTIMISER
> LA GESTION DES ACTIVITÉS
LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES
En 2013, le traitement de la chaîne de la dépense a été
amélioré par la mise en place d’un outil de dématéria-
lisation des factures (Airs Dossiers) en lien avec une
procédure de réception centralisée. Ainsi, de la récep-
tion de la facture au traitement par l’unité de gestion
puis par le service comptable ordonnateur, jusqu’à la
transmission à l’agence comptable, Universcience
dispose désormais d’une traçabilité des différentes
étapes du processus, en interface avec le système
d’information budgétaire et comptable et la messagerie
électronique.
Ce suivi par étapes permet de connaitre à toutmoment
la position exacte de la facture dans le processus et
la personne en charge de son traitement, contribuant
ainsi à l’amélioration significative des délais de trai-
tement des dossiers. Il améliore également l’archi-
vage des factures et l’optimisation de la recherche de
pièces comptables.
LA POLITIQUE DES ACHATS
La stratégie des achats d’Universcience se structure
autour de trois axes, correspondant à trois temps
distincts : conseil, diffusion et instruction. Le conseil
est réalisé par une équipe dédiée de trois acheteurs
qui accompagnent les directions opérationnelles.
Ils disposent d’une plateforme de dématérialisation
des marchés qui,
via
la réception de l’ensemble des
études, devis et demandes d’achats, recense les
besoins et permet de réaliser une cartographie des
achats. La diffusion d’instructions sur les achats
permet d’organiser la consultation pour les demandes
de devis inférieures à 15 k
€
et les demandes d’achats
supérieures à 15 k
€
.
Tout en poursuivant un objectif d’économie prévision-
nelle de 3 % par an en application des circulairesminis-
térielles, cette stratégie vise quatre objectifs prin-
cipaux : l’élaboration d’une nomenclature conforme
aux activités de l’établissement, la mise en place de
comités décisionnels pour l’attribution des marchés
significatifs et le recours à l’Ugap (centrale d’achats),
la favorisation des accords-cadres multi-attributaires,
et le groupement de commandes inter-établisse-
ments sur les achats à forts enjeux. Autant d’actions
qui s’inscrivent dans la stratégie de développement
durable de l’établissement.
La gestiondes activités
L’audit interne
> L’AUDIT INTERNE
du projet économique dans son ensemble, afin d’op-
timiser la marge d’exploitation sur site et hors site. La
MAI a également souligné la nécessité – en l’absence
de contrôle interne déployé à l’échelle de l’établis-
sement – de fiabiliser et de rendre plus facilement
accessibles les données disponibles pour l’analyse et
la prise de décision.
LE SUIVI D’EXÉCUTION DES MARCHÉS
La MAI s’est également intéressée au suivi d’exé-
cution des marchés de la direction des moyens
techniques et de la sécurité, dont l’un des plus impor-
tants : l’exploitation et la maintenance du bâtiment.
L’objectif est d’apporter toutes les recommandations
utiles à la sécurisation de l’obtention d’un service
adapté, conforme aux besoins et aux marchés qui ont
été conclus.
LA MAÎTRISE DES RISQUES
BUDGÉTAIRES
Le renforcement du dispositif de maîtrise des risques
au sein de l’État a été suivi avec attention. En effet,
les arrêtés de mise en œuvre du décret n°2012-1246
du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et
comptable publique ont vocation à rendre obligatoire
dans les établissements publics le contrôle et l’audit
interne dans les domaines comptables et budgétaires.
La MAI a effectué une veille active sur le déploiement
optimal du dispositif avec la participation de l’Institut
français de l’audit et du contrôle interne (Ifaci) concer-
nant le développement du contrôle interne chez les
opérateurs de l’État.
LE RENFORCEMENT DU DISPOSITIF
Première année de réalisation concrète des missions
de l’audit interne et d’un renforcement réglementaire
des obligations des établissements publics, 2013
marque la consolidation du dispositif de maîtrise des
risques. Le comité d’audit, déjà mis en place au sein
d’Universcience, voit ainsi sa démarche garantie par
décret. L’audit interne et le contrôle interne seront
également confortés, comme cela a été prévu lors du
conseil d’administration de la fin 2013.
UNE CULTURE DE L’ÉVALUATION
En 2013, la mission d’audit interne (MAI) s’est atte-
lée à la réalisation de ses missions avec une préoc-
cupation toute spécifique pour l’intensification d’une
culture de l’évaluation. Les modalités de réalisation
des missions – et notamment le temps consacré
aux échanges – ont été adaptées aux besoins d’ac-
compagnement des interlocuteurs sachant que cette
démarche, entièrement nouvelle pour l’établissement,
est émergente au sein du secteur public en général.
L’adaptation de l’action au contexte de l’établisse-
ment a été également une préoccupation du comité
d’audit, dont les membres sont issus d’horizons diffé-
rents. L’objectif clé est d’accompagner le développe-
ment progressif d’un véritable dispositif de maîtrise
des risques dans le cadre d’une culture renforcée du
contrôle interne (« maîtrise des opérations ») et de
l’évaluation.
LA MAÎTRISE DU COÛT
DES EXPOSITIONS
Une premièremission de la MAI concernant lamaîtrise
du coût des expositions a conclu à la nécessité de
renforcer, dès la programmation, la prise en compte
